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会议服务礼仪准备工作

来源:会议服务礼仪 作者:服务礼仪培训 点击:

会议服务礼仪准备工作主要是说明在会议礼仪中要提前进行什么准备,才能确保会议的圆满进行,会议是洽谈商务、布置工作、沟通交流的重要方式,也是现代经济社会中一项重要的商务活动,会议礼仪贯穿于会议的筹备、组织、主持及参加等一系列 环节中,对会议效果有着直接的影响。

组织者的礼仪

及时发出通知、请柬

组织者须事先你好会议通知,通知上面务必写明会议主题、时间、地点及参加人员等内容。为了以示会议的隆重或对与会者的尊重,还可采取请柬的形式,然而,无论是通知、还是请柬,须在会前的一周送达或邮寄到与会者手中,使参加会议的人有足够的时间准备。

备好会议资料

首先是列出会议的程序和日程安排,即对会议的各项活动按先后顺序排列好,并且会议日程的安排要适当,注意张弛有度;其次,把领导的重要讲话或相关的文字资料打印,装订好,待开会时发给每一位与会者。

布置好会场

组织好会场的布置工作,例如横幅、照明、空调、麦克风、电脑投影仪、电话、传真机等设施的设置和测试。

根据会议类型拜访长方形、正方形、椭圆形或圆形桌子,并按一定规则为与会者排好座次

准备号基本的会议用品,如便签纸、笔、资料袋等

做好饮品、茶水的准备工作;

做好接待与会者的各项准备工作

首先是会前接站,即实现根据来宾的身份、地位、规格及本企业的具体情况制定接待规格。其次,安排食宿,即根据客人的民族风俗、身份及要求,确定伙食标准、进餐方式、住宿环境。第三、安排返程,即了解了客人的返程时间后,及早预订机票、车船票、安排送行人员和车辆。

主持人礼仪

作为会议主持人应具有思维敏捷与清晰、分析概况能力、有耐心、善观察、善表达、富有幽默感、自制力强、有协调能力、较高的解决问题的技巧等特性;同时,在主持会议的过程中应始终保持中立的态度,并站在无偏见的立场上,注意营造合适的会议气氛,或庄重、或幽默、或沉稳、或活泼;控制会议主题和时间,鼓励参与,寻求反馈,特别是协调好与会人的关系,避免冲突。

参加者的礼仪

准时到会

宁可提前15分钟也不可迟到1分钟,并按照会议安排入座。

规范着装

男士应穿深色西装、打素色或条纹领带、配深色袜子和黑色皮鞋。女士则须穿深色西装套裙、配肉色长筒或连裤式丝袜和黑色高跟或半高跟皮鞋。

言行得体

注意自己的身份、地位,扮演好自己的角色,力求言行举止自然得体、落落大方,切忌哗众取宠或喧宾夺主。

遵守纪律

在开会过程中,应集中精神、认真倾听,做好笔记,不要做出一些实力的行为,如随意走动,与别人窃窃私语,打哈欠等。同时,在开会期间,有急事需提前退场,应与会议组织者打招呼,说明理由,征得同意后再离开。

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