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会议服务流程

来源:服务礼仪培训 作者:会议服务礼仪培训 点击:

会场服务人员做好会议服务流程管理是保证会议能够顺利进行的前提条件。这对会场服务人员提出了一定的要求,通过会议服务礼仪培训,使相关服务人员在做好服务工作过程中能够体现一定的礼节,提升员工会议化素养。

会议服务流程

会议的类型

晨会、周工作会议、月工作会议、季度会议、年度总结会等。

会议的内容与目的

会议由解决问题、情况沟通、文件传达、士气鼓舞为重点展开。会议有一定规律,一切按程序进行,针对性强,目的在于真正对激励员工。

晨会/周工作会议

晨会上会布置一些具体的调整问题,或者针对前一天工作中出现的问题征寻员工的解决意见,或者直接给出意见。会上一般没有过多批评,会公开表扬有进步和成绩的员工,形式多样,内容多元化,时间较短。另外会上还可能会布置任务,让大家总结自己的想法,做到群策群力。

月/季度会议

利用月度(季度)总结会,布置公司下个月(下季度)的业绩指标,检查上个月的完成情况,根据行业发展动态,或传达公司发展形势,或讨论公司的重大问题等。这时,会议一般由总经理或部门经理主持,参加者为公司中层以上的干部,关键是目标数字化,具体工作落实到人,工作检查落实到时间。

年度总结会

在年底,要召开全体员工大会,表彰一年来的先进员工和先进部门,总结一年来的公司发展,指出下一年度的公司发展目标。

会议服务流程

一、会前准备工作

1、熟悉会议的编导程序

会议时间地点(会议预定登记表、本周会议安排表)

到会者的身份

出席人数

接待规格

会场布置要求(演讲台、水、踏步等)

特殊服务(如茶叶标准、水果、台布、毛巾、空调温度、音响、投影、灯光、花卉等)

2、服务中心各部门分工明确

客服部:清理卫生、布置会场、(准备音响);

物业办公室:召开专门会议,部署工作计划。成立会议保障小组,做好会场布置等工作,小组成员由各部门人员组成并组织员工重温“各类突发事件预案”,做到有备无患;

维修部:检查设施音响,看好会场附近的供电电闸,要专人保证电梯的供应;

保洁部:良好的卫生环境;

保安部:车辆指挥停放、外围秩序维护、与会人员引领等工作。

3、各项检查工作

音响、空调设施设备;

保证室内空气清新,无异味;

摆好口杯、烟灰缸、香巾;

检查室内的卫生、桌面、地面有无灰尘及杂物,口杯烟灰缸是否干净;

会场布置检查完毕后,请业主会议主办部门进行检查,避免出现差错;

充当配角、保密工作

二、会议期间的服务

客人到达时的工作:服务人员应做好来宾签到工作,并引领来宾至会场或休息室;

开会过程中保障工作:包括送水服务、续水服务、撤换服务等。对待不同的客人就要有不同的服务方式和服务要求。比如说像有的客人,开会时喝茶喝的很多,抽烟抽也很历害等,就要根据需要急时的加水、更换烟缸。

三、会议结束后的工作

送客:会议服务人员在会议结束后,应立即开启会议室大门,并在门口立岗送客,面带微笑道别;

检查:检查会议室内是否有电器设备损坏,发现损坏应及时通知维修部进行修复;

清理卫生:清理会议桌上的资料、茶杯、毛巾、矿泉水等物品,并送到储水间进行清洗;

注意事项:三清三关、遗留物品处理。

会议服务过程中注意事项

注意会场保密

会场服务人员应遵守会场规定,不得随意翻阅会议文件或打听会议内容。对于所听到的会议内容应保密。

留意与会人员的需要

会议开始后,会场服务人员应站立在会场周围,观察所负责区域宾客是否需要服务。

不断提高自身素质

对待客人要服务周到、细心、耐心、热情,对待不同的客人就要有不同的服务方式和服务要求,耐心的帮助客人解决一些他们所碰到的问题。

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